ЭТрН и ГИС ЭПД
С 1 сентября 2026 перевозочные документы оформляются электронно. Это норма закона, а не сервис отдельной компании, и она меняет работу у всех, кто отправляет грузы.
Что именно меняется
Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 внёс поправки в Устав автомобильного транспорта: с 1 сентября 2026 транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы оформляются в электронном виде — через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов, с передачей сведений в государственную систему ГИС ЭПД.
За нарушение предусмотрен штраф юридическому лицу — 100–300 тыс. ₽. Конкретный состав и размер зависят от нарушения; финальную редакцию административных норм имеет смысл сверять с юристом, а не с сайтом подрядчика.
Три слова, которые надо развести
ЭТрН
Электронная транспортная накладная — тот же документ, что и бумажная ТрН, только подписывается электронной подписью и существует в виде файла. Отдельного «второго экземпляра для водителя» у неё нет.
Оператор ИС ЭПД
Аккредитованная компания, через систему которой стороны обмениваются электронными перевозочными документами. Оператора выбирает каждый участник сам; операторы между собой обмениваются документами по правилам системы.
ГИС ЭПД
Государственная информационная система, куда операторы передают сведения из документов. К ней компании не подключаются напрямую — доступ идёт через оператора.
Практический вывод: «подключиться к ГИС ЭПД» на деле означает «заключить договор с оператором ИС ЭПД, настроить электронную подпись и научить сотрудников подписывать документы в его системе».
Кого это касается
Касается
- Грузоотправителей — то есть продавцов, производств и магазинов, чей товар везёт перевозчик
- Перевозчиков и водителей
- Грузополучателей, подписывающих приёмку
- Экспедиторов — экспедиторские документы попали в тот же периметр
Не касается
- Перевозок, где нет перевозчика как отдельной стороны: самовывоз покупателем
- Внутренних перемещений между своими складами собственным транспортом
- Случаев, когда транспортная накладная не оформляется по существу отношений
Тонкость, из-за которой ошибаются: обязанность возникает не у «логистических компаний», а у сторон перевозки. Продавец мебели, который сам ничего не везёт, всё равно грузоотправитель — и всё равно подписывает накладную.
Что меняется в работе грузоотправителя
| Было | Становится |
|---|---|
| Накладная печатается в нескольких экземплярах, подписывается ручкой | Документ формируется в системе оператора и подписывается электронной подписью |
| Подпись ставит кладовщик на месте | Нужны электронные подписи у тех, кто подписывает, и понятный порядок замещения, когда человек в отпуске или заболел |
| Исправление — от руки, при обеих сторонах | Исправление — отдельным электронным титулом по правилам системы |
| Оригиналы едут в бухгалтерию неделями | Документ доступен сразу после подписания, закрытие периода ускоряется |
| Спор о повреждении опирается на бумагу, которую ещё надо найти | Отметки о состоянии груза фиксируются в документе с датой и подписью — это прямо помогает в претензионной работе |
Почему это связано с ответственностью за груз: электронный документ с отметками о числе мест и состоянии упаковки — это то доказательство перехода ответственности, о котором идёт речь на странице «Ответственность за груз».
Готовы ли вы к 01.09.2026
Семь вопросов о том, как у вас устроены отгрузки сейчас. На выходе — список того, что нужно сделать до 1 сентября, а не оценка готовности в процентах.
Что нужно проверить до 01.09.2026
Пока вы не ответили ни на один вопрос, здесь стоит полный список — то, что придётся проверить любому грузоотправителю. Ответы вычеркнут из него закрытое.
- сначала выяснить
Проверить с юристом, оформляется ли у вас транспортная накладная вообще
Если перевозки как отношений нет — самовывоз покупателем, перемещение между своими складами собственным транспортом, — состав обязанностей другой. Это исключение, а не общее правило: проверять надо по договорам и по фактическому порядку отгрузок, а не по названию компании.
- сделать
Выбрать оператора ИС ЭПД и заключить договор — до 01.09.2026
Оператора каждая сторона выбирает сама; между собой операторы обмениваются документами по правилам системы. При выборе смотреть не на цену тарифа, а на то, поддерживает ли оператор ваш способ подписания, вашу учётную систему и работу с вашими перевозчиками.
- сделать
Выпустить электронные подписи подписантам и оформить полномочия — до 01.09.2026
Отдельно проверить, чем подтверждаются полномочия сотрудника, который подписывает не как руководитель: порядок оформления доверенности в электронном виде уточнить с юристом и с оператором — у операторов требования к комплекту различаются.
- сделать
Назначить замещающих подписантов и выдать им полномочия — до 01.09.2026
Минимум два человека на смену, включая ту смену, в которую отгружают ночью и в выходные. Порядок замещения описать письменно, а не держать в голове у начальника склада.
- сделать
Опросить действующих подрядчиков об операторе и о порядке подписания — до 01.09.2026
Спрашивать по пунктам: через какого оператора идут документы; кто подписывает со стороны перевозчика; как оформляется исправление и отказ от подписи; что делают, если у водителя нет связи в момент погрузки. Ответ «мы разберёмся к сентябрю» ответом не считается.
- сделать
Описать порядок исправления и отказа от подписи, довести до склада и водителей — до 01.09.2026
Разобрать частые случаи: расхождение по числу мест, повреждение упаковки при погрузке, отказ получателя от части груза. У каждого должно быть понятное действие в системе оператора, а не звонок директору.
- сделать
Настроить обмен между системой оператора и учётной системой — до 01.09.2026
Проверить на тестовой отгрузке весь путь: документ сформирован, подписан обеими сторонами, попал в учёт, доступен к выгрузке для проверяющих. Обрыв на любом шаге обнаруживается только на живой отгрузке.
Что важно не потерять
- Подключаются к оператору, а не к ГИС ЭПД
- Прямого подключения грузоотправителя к государственной системе нет. Работа идёт через операторов информационных систем электронных перевозочных документов: с оператором заключается договор, в его системе формируются и подписываются документы, и уже он передаёт сведения в ГИС ЭПД. Фразу «подключиться к ГИС ЭПД» надо читать как «выбрать оператора и настроить работу в его системе».
- У обязанности есть исключения
- Она возникает у сторон перевозки, а не у всех подряд. Там, где перевозки как отношений нет — самовывоз покупателем, перемещение между своими складами собственным транспортом, случаи, когда транспортная накладная не оформляется по существу отношений, — состав обязанностей другой. Попадает ли ваш случай в исключение, определяется по договорам и фактическим отношениям, а не по этому чек-листу.
- Документооборот двусторонний
- Подключиться в одиночку недостаточно: если ваш перевозчик или экспедитор не работает через оператора, подписать документ будет некому. Поэтому вопрос «через какого оператора вы работаете» с сентября 2026 становится таким же обязательным при выборе подрядчика, как вопрос про страхование груза.
Первоисточник: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “О транспортно-экспедиционной деятельности” и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Вступает в силу 2026-09-01. Опубликован: Официальный интернет-портал правовой информации (publication.pravo.gov.ru). Ссылка проверялась 2026-08-07. Текст закона.
Формулировки этого чек-листа требуют юридической вычитки и не являются юридической консультацией. Состав обязанностей, исключения и ответственность проверяйте по первоисточнику и с вашим юристом.
Почему это вопрос к подрядчику, а не только к вам
Электронный документооборот перевозки — двусторонний по устройству. Если ваш перевозчик или экспедитор не работает через оператора ИС ЭПД, вы не сможете оформить документ, даже подключившись сами: подписывать будет некому. Поэтому вопрос «через какого оператора вы работаете» с сентября 2026 становится таким же обязательным при выборе подрядчика, как вопрос про страхование.
О чём стоит спросить любого исполнителя, включая нас: через какого оператора идут документы; кто у него подписывает со стороны перевозчика; как оформляется исправление и отказ от подписи; что происходит, если у водителя нет связи в момент погрузки.
Разберём ваш документооборот перевозки
Расскажите, как у вас сейчас оформляются отгрузки и кто подписывает накладные, — разберём, что придётся поменять к сентябрю и что можно закрыть подрядчиком.